Design Sprint

1. Indledning

Design Spring er en ret ny effektiv ramme som har hjulpet hundredvis af virksomheder i Silicon Valley og Fortune 500 til at lancere produkter og tjenester.

Konceptet blev udarbejdet af Jake Knapp som er tidligere Google medarbejder og forfatter bogen “Sprint” i 2016. 

Jake Knapp anvender en designfilosofi, en tankegang og en tilgang til at løse forskellige organisatoriske udfordringer f.eks. lancering af nye produkter eller forskellige funktioner, vækst, forbedringer af interne processer, innovation og udvikling m.m.  

Ved at kombinere de bedste metoder indenfor designtænkning skabte Jake Knapp en klar, effektiv, hurtig og ramme til at reducere risikoen for innovation, visioner og i sidste ende at spare penge og tid i virksomheder og organisationer.

Siden bogens udgivelse har mange virksomheder og organisationer eksperimenteret med Design Sprint rammen i et forsøg på at forbedre effekten og værdien. 

I denne artikel vil jeg fortælle mere om tankegangen indenfor Design Sprint, og hvilke muligheder metoden giver dig. Jeg vil desuden give dig det fulde overblik over hele processen. 

Min baggrund for at skrive denne artikel er mange års erfaring med online markedsføring og digital konceptudvikling. Jeg har en Diplomuddannelse i digital konceptudvikling, og det er i faget Digitalt Design at jeg første gang stifter bekendtskab med metoden “Design Sprint”.

Jeg synes at konceptet er fantastisk og perspektiverne i tilgangen er enorme. Igennem tiden har jeg været involveret i mange digitale projekter – både mine egne projekter og i projekter hvor jeg har været med som konsulent. 

I langt de fleste tilfælde oplever jeg at både tidsramme og budget ikke bliver overholdt af forskellige årsager. Det kan være ødelæggende og medvirkende årsag til at mange digitale projekter aldrig får succes.

Med Design Sprint tilgangen får man bygget en prototype (det absolut vigtigste) for at komme i gang med sin forretning. Det kan være værdifuldt for at finde ud af om idéen eller konceptet giver den ønskede værdi eller om konceptet skal tilpasses markedet endnu mere. 

2. Hvad er Design Sprint?

Design Sprint er en tilgang eller proces, hvor man har en uge til at teste en idé og hurtigt få skabt en prototype som kan testes på rigtige brugere.

Et Design Sprint giver dig mulighed for at samle vigtige beslutningstagere i ét rum. Beslutningstagerne kan være alt fra den administrerende direktør, til sælgere, marketingfolk og designere. 

Design Sprint er en 5 dages proces hvor man løser store problemer og tester idéer. Et dedikeret team diskuterer en udfordring, designer potentielle løsninger og tester dem med rigtige brugere. 

Du starter med med en idé og slutter processen med reel feedback fra brugere og et yderst håndgribeligt produkt på bare 5 dage. 

Siden bogen er skrevet er der udviklet en optimeret version af Design Sprint således at man kun bruger 4 dage på at udvikle og teste en prototype.

I Design Sprint 2.0 er der to store forskelle fra den oprindelige 5 dages proces:

1. Det tager 4 dage i stedet for 5 dage fordi processen er gjort mere effektiv. Flere ting rykkes rundt for at gøre processen mere logisk. Således forkorter man mange af de involverede elementer og personer.

2. Man behøver kun det fulde Sprint hold i 2 dage i stedet for 5 dage, hvilket er en kæmpe fordel når man gerne vil involvere travle interessenter. At bruge 5 dage i et team kan være en stor investering for mange virksomheder. Det er ofte nemmere at overbevise om fordelene ved et Design Sprint, hvis du kun skal bruge vigtige interessenter i 2 dage fremfor 5 dage. 

I denne artikel vil jeg  tage udgangspunkt i det oprindelige Design Sprint fordi at jeg er blevet undervist i denne tilgang. Umiddelbart ser jeg dog mange fordele ved 2.0 version og jeg vil sikkert arbejde ud fra denne i fremtiden.

3. Sådan ser Design Spring ud

Et Design Sprint strækker fra mandag til fredag. Du har eksperterne i et team fra mandag til onsdag, men det vil være ideelt hvis teamet er til stede hele ugen, fordi du skal bruge dem på både prototype dagen og testdagen.

Hele processen med et design sprint varer altså i 5 dage. I processen defineres et central problem og en løsning til at løse problemet. Et design sprint er en effektiv måde at løse problemer uden at bruge unødige ressorucer.

Mandag består af: 

• I skal finde det langsigtede mål
• Lave sprit spørgsmål f.eks. Q: For at tiltrække ny kunder, hvad skal vi fokusere på. A: Kunderne skal have tillid til vores ekspertise.
• Kunderejsen skal mappes
• Spørg eksperterne og brug tilgangen “how might we” (HMW).
• Organisering af “HMW” spørgsmålene
• Lave en afstemning om prioriteringen af “HMW” spørgsmålene.
• Vælg et mål for ugen design spring

Tirsdag består af:

• Der skal tages en beslutning om alle arbejder med ét problem eller skal problemet deles op i flere små dele.
• Sketch (the four- step sketch) som består af følgende:
  • Note: Indsamle vigtig information i 20 minutter.
  • Idéer: Udvælg overordnede løsninger til sketchen i 20 minutter
  • Crazy 8s: Lav forskellige variationer så hurtigt du kan i 8 minutter.
  • Løsning: Lav en detaljeret løsnings sketch i 30-90 minutter

Onsdag består af: 

• Beslutningerne skal tages ved hjælp af et “heatmap”, hvor man hver især i teamet stemmer på den bedste løsning. Beslutnings tageren har 3 klistermærker, mens alle andre i teamet kun har ét klistermærke. 
• Udarbejd et storyboard

Torsdag består af følgende:

• Prototypen skal bygges. Alle prototyper er forskellige og derfor er der ikke en standard eller manual for hvordan man gør dette i et Design Sprint. 

Fredag består af følgende: 

• Teste prototypen på målgruppen. En brugertest kan foregå som et interview, hvor du lader personer i målgruppen teste prototypen. Et antal på 5 testbrugere vil være nok til at kunne finde tendenser.

Før sprinten begynder skal du have en reel  udfordring eller tese og det rigtige hold. Du skal desuden have både tid og plads til at kunne udføre et design sprint korrekt.

Jeg har lavet en checkliste nedenfor med ting, som du skal have styr på inden du starter et design sprint.

Vælg en stor udfordring: Brug små sprints når udfordringen er stor, når der ikke er tid nok eller når du bare sidder fast. 

Vælg en beslutningstager (eller 2): Uden en beslutningstager kan du risikere, at I ikke kommer frem til en løsning på udfordringen. Hvis din beslutningstager ikke kan deltage i hele sprinten, skal han/hun vælge en delegeret som kan deltage. 

Rekruttering af et sprint team: Et godt sprint team bør være på 7 personer eller færre. Teamet bør indeholde personer med forskellige færdigheder. 

Find ekstra eksperter: Ikke alle eksperter kan være i et sprint hele ugen, og derfor bør du have ekstra eksperter som kan træde til. Derudover bør disse ekstra eksperter inviteres ind til et interview mandag eftermiddag for at få flere perspektiver på. 

Vælg en facilitator: En facilitator styrer tid, samtaler og den samlede sprint proces. Det kan være en fordel at udvælge en person der er vant til at lede et team. 

Book 5 hele dage i kalenderen: Book tid med sprint teamet fra f.eks. 10.00 til 17.00 mandag til torsdag og fra kl. 9.00 til 17.00 fredag. 

Find et rum med 2 whiteboards: Find et sprint rum du kan bruge hele ugen. Hvis det ikke har 2 whiteboards må du enten købe eller improvisere. 

Et par gode råd

• Ingen forstyrrelser: Ingen bærbare computere, tablet eller mobiltelefoner er tilladt. Hvis du har brug for din telefon skal du forlade rummet eller vente til er pause. 
• En stram tidsplan skaber tillid i sprint processen. Brug et stopur til at skabe fokus og holde tidsplanen. 
• Tag en hurtig “snack” pause kl. 11.30 og frokost omkring kl. 13.00 for at være mest effektiv. 

Ting du skal bruge

Der er en række ting du skal bruge for at få det optimale ud af et Design Sprint. Hvis du ikke har mulighed for at skaffe disse skal du improvisere og få det bedste ud af det.

Whiteboards: Vægmonteret whiteboards er bedste, men du kan også bruge rulle tavler, post-its, karton osv. Det vigtigste er, at du har en stor overflade. 

Gule post-its til noter: Jeg vil anbefale dig at bruge én farve fordi flerfarvede kan forårsage unødvendige kognitive forstyrrelser.

Sorte penne: Disse skal bruges til skitsering om tirsdagen. Undgå helt tynde penne fordi skriftens skal være tydelig på afstand. 

Printerpapir: Almindelig printerpapir bruges til skitsering.

Tape eller “lærertyggegummi”: Løsningsforslag og skitser skal hænges på en tavle så det kan ses af alle i teamet. 

Små runde klistermærker: Til at lavet et “heatmap” af stemmer fra teamet.

Store runde klistermærker: Disse skal være en anden farve end de små runde klistermærker.

Stopur: Du skal bruge et stopur for at holde tiden igennem et sprint.

4. Mandag (dag 1)

På den første dag handler det om at starte ved slutningen – du skal altså definere det overordnede mål. Derefter tager man en dialog med eksperter for at trække viden ud af dem.

Formålet med dag 1 er at få defineret et mål – altså et ambitiøst og håndgribeligt problem som kan løses på 5 dage. 

Mandagen bruges altså til at dele viden, forstå problemet og vælge et mål for ugens indsats. 

Med kun 5 dage til rigtighed kan det virke overvældende at bruge en hel dag på at tale og skrive på tavler m.m. Omvendt hvis du ikke gør det, risikerer du at spilde ressourcerne på at definere en et mål som ikke reel er et problem.

Mandagens strukturerede diskussioner der definerer ugens sprint proces. Det anbefales at lave et stort kort over udfordringerne. I løbet af eftermiddagen på den første dag går du i dialog med eksperterne for at få dem til at dele viden.

Endelig vælger du et mål: et ambitiøst, konkret og håndterbart stykke af det problem som du kan arbejde videre med i dit sprint.

I Jake Knapp’s bog “Sprint – How to solve big problems and test new ideas in just five days” finder den mest komplette guide til mandagens øvelser og resten af ugen. Jeg har i denne artikel skrevet en checkliste for mandagen og deler gode råd  til facilitatoren nedenfor. 

Checkliste til mandag

Tidsrammen er ikke 100% og du skal ikke blive nervøs, hvis tidsrammerne ikke overholdes. Husk dog at holde små pauser løbende.

Kl. 10.00 skal du introducere dig selv og teamet. Herefter udvælges der en facilitator og en beslutningstager sammen med en beskrivelse af deres roller.

Du skal forklare overfor teamet idéen bag et Design Sprint og fortælle om sprint processen.

Kl. 10.15 laver vi en oversigt med kunder og nøgleinteressenter i venstre side. 

Kl. 11.30  Tegnes slutningen med din færdige løsning til højre. Derefter laver man et flowdiagram imellem, der viser, hvordan kunderne interagerer med din produkt. Et lille tip:  hold det enkelt på mellem fem til femten trin. 

Kl. 13.00 holder i pause og spis gerne sammen. Påmind dit hold om at vælge en let frokost for at have energi til om eftermiddagen. Sørg for at der er snack til rådighed, hvis teamet senere bliver sulten.

14.00 spørg eksperterne i et interview med både personer i sprint teamet og evt. gæster udefra. Brug mellem 15 og 30 minutter på hver ekspert. 

Du kan spørge ind til vision, kunderne, hvordan tingene fungere og tidligere indsatser. Lad som om at du er en journalist. Find ud af de langsigtede mål ved hjælp af små spørgsmål. 

Opfrisk problemerne med spørgsmålet “how might we (HMW)”. Skriv bogstaverne “HMW” øverst til venstre på en post-it og lav så mange som muligt. 

Kl. 16.00 organiserer du alle de noterede idéer på en stor væg. Flyt lignende idéer så de kommer til at hænge ved siden af hinanden. Det behøver ikke være helt perfekt, så det må ikke tage mere en 10 minutter. 

Herefter skal teamet stemme om hvilke af disse idéer der er bedst. Hver person har 2 små runde klistermærker – og beslutningtageren har dobbelt så mange. 

16.30 skal beslutningerne om målet tages af teamet – som udgangspunkt er det beslutningstageren som tager den afgørende beslutning. 

• Begynd med at forestille dig det endelig resultat og risici undervejs. Derefter arbejdes der baglæns for at finde ud af hvordan du kommer derhen. 
• Ingen ved alt – heller ikke beslutningstageren i teamet. Det handler om at finde frem til viden og opbygge en fælles forståelse på tværs i teamet.
• Redefiner problemer som muligheder. Lyt godt efter problemet og brug “hvordan kan vi” (HMW) for at finde frem til mulighederne. 

Gode råd til facilitatoren

Spørg gruppen om lov til at facilitere fordi det er nemmere at holde tingene i bevægelse, hvilket vil gøre sprintet mere effektiv for alle.

ABC står for “always be capturing” og det betyder, at det er vigtigt at tage noter af teamet diskussioner således intet går tabt i processen. 

Spørg ind til selv de mest indlysende ting for at få sat skub i processen. 

Tag en hurtig beslutning fordi langsomme beslutninger suger  energi fra teamet og truer tidsrammen i et design sprint. Hvis et team kommer ind i en længere debat må facilitatoren tage ordet for at alle komme videre. 

5. Tirsdag (dag 2)

Efter en hel dag med at forstå problemet og derefter vælge et mål, så er tirsdag dagen hvor du får mere fokus på en løsning.

Dagen starter med inspiration: en gennemgang af eksisterende ideer som man kan forbedre. 

Om eftermiddagen skal hver person skitsere efter en 4 trins proces, der fremhæver kritiske tænkning. Man vil også begynder at planlægge fredagens brugertest ved at rekruttere testbrugere, der matcher din mål profil. 

Tjekliste til tirsdag

Tidsrammen er ikke 100% og du skal ikke blive nervøs hvis I ikke overholder tidsrammerne. Husk dog at holde små pauser løbende.

Kl.10.00 – Lyn demoer
Se på gode løsninger fra en række virksomheder, herunder din egen. Fremhæv de gode ideer i en hurtig tegning på en tavle. 

12.30 – Super fokuseret eller opdeling
Bør i opdele udfordringerne? Kig godt på kortet og have en hurtig dialog i teamet. Hvis I vælger et super fokuseret mål kan hele teamet arbejdet målrettet på dette. Hvis i har flere problemområder, bør I dele det endnu mere op. 

13.00 – Frokost

14.00 – 4 trins skitsen

4 trins skitsen indeholder hver vigtige elementer. I starter ud med at have 20 minutter til at tage noter omkring mål, muligheder og inspiration du har indhentet i teamet. Derefter har du yderligere 20 minutter til at notere “grove” ideer. 

Nu er det tid til at finde alternative ideer som du hurtigt skal skitsere på papir. Dette kaldes “crazy 8s”, og I har 8 minutter.

Sidst handler det om at lave en løsningsskitse, hvor skitsen bliver mere detaljeret. Dette har I mellem 30-90 minutter til. 

6. Onsdag (dag 3)

Onsdag morgen vil teamet have en lang række løsninger baseret på skitserne fra tirsdagens arbejde.

Det er naturligvis positivt, men der er også et problem fordi du kan ikke lave prototyper og teste på alle idéer. Du har derfor brug for en solid plan. 

Onsdag morgen skal temaet komme med feedback på løsningerne og derefter beslutte, hvilke der har den bedste chance for at nå jeres langsigtede mål. Om eftermiddagen skal I vælge de vindende skitser og flette dem ind i et storyboard – som er en trinvis plan til prototypen.

Tjekliste til onsdag

Tidsrammen er ikke 100% og du skal ikke blive nervøs hvis I ikke overholder tidsrammerne. Husk dog at holde små pauser løbende.

10.00 – Beslutning

Følg nedenstående trin for at vælge de bedste løsninger.

1. Hæng skitserne op på væggen i en lang række
2. Alle i teamet skal anonymt vurdere hver skitse og derefter sætte 1-2 små klistermærker ved hver af de foretrukne skitser. 
3. Teamet skal snakke om det bedste ved hver løsning. Vær opmærksom på at gode forslag kan komme frem under dialogen. 
4. Hver person i teamet skal vælge sin favorit ide/skitse. 

11.30 – Vælg vinderen og “måske senere”

Sørg for at samle skitserne med flest stemmer. Find ud af om vinderen passer ind i en prototype eller om det vil konflikte med andre idéer.

13.00 Frokost

14.00 – Storyboard

Efter frokost skal teamet lave et storyboard for at planlægge prototypen.

7. Torsdag (dag 4)

Onsdagen blev brugt til at lave et storyboard til prototypen. Nu er det torsdag og nu skal storyboardet omdannes til en prototype.

Onsdagen blev brugt til at lave et storyboard til prototypen. Nu er det torsdag og nu skal storyboardet omdannes til en prototype. Det skal være så realistisk som muligt, så du kan bruge den til at teste på en målgruppe. 

Ved at fokusere på det vigtige og fra et kundeperspektiv, så kan du faktisk lave en prototype på en enkelt dag. 

Torsdag sikrer du desuden at alt er klar til fredagens brugertest. Sørg for at have en tidsplan, afprøvet prototypen og planlagt din brugertest med relevante spørgsmål. 

Tjekliste til torsdag

Tidsrammen er ikke 100% og du skal ikke blive nervøs hvis I ikke overholder tidsrammerne. Husk dog at holde små pauser løbende.

Kl. 10.00 – Vælg de rigtige værktøjer

Det er ofte en god idé at bruge andre værktøjer end dem du bruger til dagligt. Find et værktøj som er hurtig og fleksibelt til at lave din prototype. 

I morgen skal prototypen testes på rigtige personer. I har brug for at fordele roller i teamet – hvem skal interviewe, hvem skal notere, hvem skal stå for prototypen osv. I kan også vælge at bryde storyboardet op og tildele hvert teammedlem en mindre del. 

11.00 – Prototype

13.00 – Frokost

14.00 – Mere prototype
Når man deler arbejdet op i mindre dele mister man hurtigt overblikket. Sørg for at samle op og hold fokus på det som giver mening. 

15.00 – Lav en “generalprøve” på din prototype

Det er vigtigt at lave en lille generalprøve for at finde fejl og mangler. Sørg for at både interviewer og beslutningstageren er med til generealprøven.

16.00 – Lav prototypen færdig

8. Fredag (dag 5)

Processen startede med en udfordring og et godt team. Nu er det fredag og du har skabt en mulig løsning og valgt det bedste forslag, samt bygget en realistisk prototype. Alene det gør ugen til en imponerende produktiv uge.

Nu tager du det hele et skridt videre ved at interviewe udvalgte personer i din primære målgruppe for at finde ud af hvordan de reagerer på din prototype. Dette er hele målet med processen. 

Når du er færdig med brugertesten ved du hvad det næste skridt er. Nu har du haft muligheden for at teste en ny idé – det kan være et nyt design, en ny funktion eller måske noget helt andet uden at bruge en masse ressourcer som måske i sidste ende er spildte.

Når du skal lave brugertest er det en god idé, hvis du har 2 rum til rådighed. Et rum til at lave brugertesten og et rum, hvor I kan tage notater. Det er også en god idé at optage brugertesten for at kunne tolke på kropssprog, pauser og anden nonverbalt adfærd hos testpersonen. 

Allerede efter 5 brugertest vil du kunne finde tydelige mønstre som du kan tolke på. 

Uanset om din prototype er en succes eller ej, så har du lært noget i processen. Hvis det er en succes skal du måske overveje at implementere det i din virksomhed. Er den ikke en succes så kan du være tilfreds med at løsningen har været hurtig og ikke har kostet dig mange penge – og du kan nu fokusere på næste sprint.

9. Gode råd til det perfekte brugerinterview

Det er svært at lave et brugerinterview. For at få valid data skal du være meget opmærksom på som interviewer at du ikke påvirker testpersonen hverken direkte eller indirekte.

Jeg vil give dig et par gode råd til at lave det perfekte interview.

• Byd testpersonen velkommen og forklarer ham/hende at du gerne vil have ærlig feedback. Fortæl din testperson at han/hun ikke kan gøre noget forkert, og skulle der være noget de er i tvivl om, så er det fordi du ikke har gjort dit arbejde ordentligt.
• Start med en lille dialog for at gøre testpersonen tryg i situationen. Derefter kan du i en flydende overgang komme til dine planlagte spørgsmål.
• Introducer prototypen og mind testpersonen om at der muligvis vil være nogle ting som ikke virker. Husk at gøre klart at du ikke tester på ham/hende. Bed desuden testpersonen om at tænke højt.
• Lad testpersonen bruge prototypen mens du både observerer og stiller opfølgende spørgsmål.
• Stil gerne spørgsmål, hvor du beder testpersonen om at opsummere.
• Sørg for igennem hele interviewet at stille “HV spørgsmål” altså hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor, hvordan osv. Undgå at stille ledende spørgsmål da du risikerer at

10. Hvorfor er Design Sprint 2.0 bedre?

Det er flere ændringer der gør Design Spring 2.0 mere effektivt og fleksibelt.

Processen tager kun 4 dage, hvor det oprindeligt var 5 dage. Det er blevet muligt ved at ændre rækkefølgen af øvelser og en god nyhed til alle, der ikke kan afsætte en hel uge til at lave et Sprint. 

Design Spring 2.0 foregår således:

• Mandag: Map og skitse
• Tirsdag: Beslutning og storyboard
• Onsdag: Prototype
• Torsdag: Test og indsamle feedback

Det gode ved Design Spring 2.0 er, at lederne eller beslutningstagerne kun er involveret i 2 dage. Før i tiden var dette et problem fordi disse beslutningstagere ofte ikke var i stand til at afsætte en hel uge til et Design Sprint. 

I Design Sprint 2.0 kan du overlade de sidste 2 dage til designere og interviewene – og lade beslutningstagerne f.eks. direktør og ledelse gå. De vil selvfølgelig modtage rapport med indsigter senere. 

11. De afsluttende bemærkninger

Baseret på feedback fra testpersonerne kan du træffe vigtige beslutninger.

Uanset hvad resultatet er af dit Design Sprint, bør det betragtes som en succes fordi har du fået værdifuld viden du ellers ikke ville have opnået. 

Selvom løsningen skulle blive en fiasko, så har du kun brugt 5 dage til at forstå det. Du gjorde det med minimum risici og uden store økonomiske udgifter til f.eks. udvikling. 

Tænk over omkostninger ved ikke at benytte et Design Sprint og hvor meget tid og penge du ville bruge på at forstå, at det var en forkert beslutning.

Hvis din løsning har givet dig god feedback, så har du lige sparet 3-6 måneders arbejde med at bevise det. 

Du har justeret på dit team således I alle har den samme vision, fik en håndgribelig prototype som kunne hjælpe dig med at få mere værdifuld viden. 

Hvis din løsning giver dig blandet feedback, så er du på rette spor. Du ved nu hvordan du bevæger dig fremad. Brug al din nye viden og data – og test igen indtil du er tilfreds med resultatet.